Kritsana's profileJ'E'A'B'S''S'P'A'C'E'PhotosBlogListsMore ![]() | Help |
|
Thanks for visiting!
J'E'A'B'S''S'P'A'C'E'September 27 เพื่อนร่วมงานที่เป็นอันตรายเพื่อนร่วมงานที่เป็นอันตรายอ่านแล้วโดนใจดี Subject: FW: สมุนไพร 13 ชนิด. ..อันตรายต่อชีวิตการ ทำงาน
ข้อคิดดีๆอ่านแล้วรู้สึกดีเลยมาบอกต่อ ( จาก FWD MAIL อีกที )
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ลักษณะงานที่ฉานทาม ต่องานที่ฉานทำ ต่อประเภทของงานที่ต้องวางแผนคือ
1 งานที่มีปัญหา
2 งานที่ต้องปรับปรุง
3 งานที่สำคัญ ยุ่งยาก ซับซ้อน
4 งานใหม่
5 งานโครงการ
แนะนำ GANTT CHART และ PDCA ช่วยได้เยอะจ้า
งานนัดหมาย
ข้อควรปฎิบัติในการนัดหมาย
1 ต้องมีตารางกำหนดการนัดหมายของเจ้านาย
2 ต้องรักษาเวลาการนัดหมาย
3 ต้องเตือนเจ้านายเมื่อใกล้ถึงเวลานัดเสมอ
4 ต้องโรศัพท์ไปถามเพื่อเป้นการยืนยันการนัดหมายที่เจ้านายจะออกเดินไป ( ควรโทรก่อนล่วงหน้า 1 วันจะดีก่า )
5 หากมีการเปลี่ยนการนัดหมายต้องรีบแจ้งเจ้านายและลูกค้าอย่างรีบด่วน
6 ต้องจัดบริการความสะดวก
7 ต้องสุภาพอ่อนโยนทั้งกิริยาและวาจาต่อทุกคนที่เข้ามาติดต่อ ( Service Mind )
8 Update phonebook
9 ต้องบริการ อาหาร เครื่องดิ่ม ตามกาละเทศะ ( คำนึงถึงความสำคัญ สถานการณ์ และอายุ )
รายละเอียดการจดบันทึกการนัดหมาย ( หลัก 5 W1H ) what when where why who +How
1 Who's make the appointment
2 What's the subject
3 Where
4 When + Time
5 การแต่งกาย แต่งอย่างไร
6 มีผู้รับเชิญไปร่วมงานประมาณใด
7 Why
8 หมายเลขโทรศัพท์ที่จะติดต่อกลับ
Tips
1 ไม่ควรนัดหมายในวันจันทร์ ( เว้นแต่นายขอ ) เพราะวันจันทร์เป้นวันที่ยุ่ง
2 อย่านัดวันแรกของวันที่นายกลับมาจากเดินทาง
3 อย่านัดในวันที่ประชุมใหญ่เสร็จ
4 หลีกเลี่ยงการนัดประชุมสำคัญ 2 นัดไล่เลี่ยกัน
5 อย่านัดเวลาใกล้เลิกงาน
6 นัดหมายแต่ละครั้งควรเว้นช่วงเวลาไว้ 10-15 นาที
7 ควรเผื่อเวลาไว้สำหรับเซ็นต์งานประจำ
8 ห้ามนัดหมายซ้ำซ้อน
9 ทุกอย่างยีดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้ ตามนายจ้า :)
การประสานงาน ( ที่บริษัทฯ เริ่มจะเป็นประสานงาแระ )
ยึดหลัก 5 น ( ตามที่ไปอบรมมา )
1 นุ่มนวล ( เก็บอารมณ์ ใจเย็น ) ไม่ช่ายเก็บกดนะ
2 หนักแน่น
3 แนบเนียน
4 แน่นอน
5 นอบน้อม
ประชุม
วัตถุประสงค์ของการประชุม
1 ข่าวสาร
2 แก้ปัญหา
3 ตัดสินใจ
4 ฝึกอบรม
5 ระดมความคิด
กระบวนการจัดการประชุม พิจารณาว่าสมควรจะจัดประชุมหรือไม่
การเตรียมการประชุม
1 การจัดทำงบประมาณ
2 การเลือกเวลาประชุม
3 การจัดระเบียบวาระการประชุม
4 การจัดเตรียมเอกสารการประชุม
5 การจัดทำหนังสือเชิญประชุม
6 การต้อนรับและการจัดเลี้ยง
7 การจัดเตรียมสถานที่ประชุม
8 การเตรียมอุปกรณ์และโสตทัศนูปกรณ์
9 การจดบันทึกการประชุม
การประเมินการประชุม
1 วัตถุประสงค์เหมาะสม
2 การเตรียมการประชุม
3 การดำเนินการประชุม
4 ข้อเสนอแนะ
งานสารบัญในสำนักงานแย่งออกเป็น
1 การรับเอกสาร
2 การปิดผนึกซองเอกสาร
3 การปฎิบัติงานเกี่ยวกับจดหมายออก
4 การส่งจดหมายหรือเอกสาร
5 การเก็บหนังสือเอกสาร
6 การรักษาหนังสือเอกสาร
7 การทำลายเอกสาร
ขั้นตอนการเก็บเอกสาร
1 การตรวจ (ควรเก็บหรือไม่ )
2 การบำรุงรักษา (ซ่อมแซม )
3 การทำดัชนีหรือการลงรหัส
4 การทำใบอ้างอิง ( อยู่ในแฟ้มใด )
5 การนำเอกสารเข้าแฟ้ม ( ก่อนต้องอยู่ด้านล่าง )
6 การเก้บแฟ้มเข้าตู้เอกสาร
วิธีการเก็บเอกสาร
1 การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร
2 การเก็บตามตัวเลข
3 การเก็บตามชื่อเรื่อง ( ลำดับตัวอักษร )
4 การเก็บตามภูมิศาสตร์ ( เรียงตามชื่อหน่วยงาน )
ลักษณะงานที่ฉานทามแระ T_Tงานที่ฉานทำSECRETARY
S-Sense E-Efficiency C-Courage R-Responsibility E-Energy T-Technique A-Active R-Rich Y-Youth นายคาดหวังอะไรจากเลขา? 1 Service Mind 2 ความรู้ ความรับผิดชอบงานของนาย 3 การทำงานที่มีแบบแผน 4 เข้าใจคำพูด ( อานนี้ต้องเกิดจากการสังเกตนะคะ) 5 สามารถบริหารเวลาของตัวเองและนาย 6 มีความคิดสร้างสรรค์ 7 เป็นแหล่งข้อมูลที่ดี ( ถูกต้อง และแม่นยำ คะ ) 8 เป็นนางงาม ( มีจิตใจเมตตา ช่วยเหลือ เต็มใจทำงาน ) 9 บริหารงานเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ 10 ระวังอารมณ์ ควรแสดงออกอย่างเหมาะสม 11 ซื่อสัตย์ 12 ใฝ่รู้ข้อเท็จจริง ( ไม่ใช่เรื่องของคนอื่นน๊า ) เลขาที่ล้มเหลว 1 นำเรื่องส่วนตัวและงานมาปนกัน 2 พูดมาก 3 ใจน้อย ขี้หงุดหงิด โมโหง่าย 4 ขาดความมั่นใจ ขี้อาย 5 ทำงานประจำอย่างเดียว 6 ชอบคุยงานผิดกาละเทศะ นินทา 7 ถกเถียงเรื่องไีร้สาระ 8 ปกปิดความผิดตนเอง งานเลขานุการแบ่งเป็น 1 งานประจำ เช่น โทรศัพท์ จดหมาย สำนักงาน 2 งานอำนวยความสะดวก เช่น ต้อนรับ จัดประชุม ประสานงาน 3 งานส่้วนตัวเจ้านาย 4 งานสร้างภาพพจน์ เช่น การปกป้องและเสริมภาพลักษณ์ การแก้ความเข้าใจผิด การบริหารเวลา ( สำคัญสุดเลย ) เพราะ เป็นการป้องการป้องกันการแทรกแซงจากคนอื่นต่อนาย และหลีกเลี่ยงความสับสนในกรณีต้องรับหลายงาน ในเวลาเดียวกัน การใช้เวลาตามหลักบริหารเวลา - งานใดบ้างที่จะมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านทำแทนได้ ( อานนี้เราตัดออก อ่ะ เพราะหัวเดียวกระเทียมลีบ ) อาศัยวิงวอน ขอร้องเพื่อนบ้าน - งานใดบ้างที่ทำซ้ำโดยไม่จำเป็น - งานใดบ้างที่จะทำวิธีอื่นได้ดีกว่า - ท่านทำงานที่สมควรทำ ในเวลาที่ถูกต้องรึเปล่า - ท่านป้องกันการขัดจังหวะอย่างไร - ท่านมีการประชุมโดยไม่จำเป็นหรือไม่ ( อานนี้เราก็ไม่มีอ่ะ ) - ท่านติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ดีเพียงใด ( อานนี้ต้องเรียนการสื่อสาร และ ตรรกะ ) - ท่านเคยทำกิจกรรมเพื่อประหยัดเวลา ระหว่างการรอคอยหรือไม่ = ระหว่างรอนายประุชุม จงรับโกยงานเก่าให้ราบ การจัดลำดับตามลักษณะงาน 1 งานต้องทำ - สำคัญและเร่งด่วน - ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน - สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 2 งานควรทำ - งานเสริม - งานแทรก 3 งานน่าทำ - งานสร้างสีสันชีวิต กฎเหล็กในการบริหารเวลาตนเอง 1 วางแผนการทำงานในแต่ละวัน 2 ทำแต่งานที่สำคัญ และเป็นงานด่วน 3 บริหารเวลาการใช้โทรศัพท์ ( เคยเจอแระ คุยข้ามวันเรย ) 4 บริหารเวลากัลเส้นทางในการทำงาน 5 อย่าทำตัวเป็นคนสมบูรณ์แบบ 6 อย่าเกรงใจที่จะกล่าวคำปฎิเสธ 7 อะไรที่ไม่ได้ประโยชน์ต่อตัวเอง และนาย ตัดมันออกไป 8 บริหารเอกสารในแฟ้มของตน 9 บริหารลูกค้าของตน ( ต้องคำนึงถึงผู้รับประโยชน์จากเรา ) 10 ใช้สมาธิในการปฎิบัติ ต่อตอน 2 กำกวมเก้าคำกำกวมของผู้หญิง
|
|
|||||||||
|
|